ZFŚS a przetwarzanie danych wrażliwych.

zfssZgodnie z zapowiedziami GIODO wejście w życie RODO skutkować będzie zmianą ok. 800 aktów prawnych różnej rangi i ich dostosowaniu do nowych przepisów o ochronie danych osobowych.

W związku z tym, rozpoczynamy dziś przegląd regulacji, które wiążą się – choć często o tym zapominamy – z przetwarzaniem danych osobowych i wywołują problemy w praktyce.

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie zawierają żadnych regulacji dotyczących przetwarzania danych osobowych. W jej treści można tylko znaleźć wskazanie, że wszelkie szczegółowe kwestie powinny zostać uregulowane w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Tymczasem niejednokrotnie przyznanie świadczenia socjalnego wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym wrażliwych dotyczących choćby stanu zdrowia. Z taka sytuacja spotkać się można w przypadku przyznawania zapomogi losowej. Bardzo często do wniosku o jej przyznanie załącza się dokumenty dotyczące stanu zdrowia wnioskodawcy ale też jego najbliższych. W skrajnej sytuacji podczas audytu okazało się, że załącznikiem do jednego z wniosków była dokumentacja choroby onkologicznej konkubenta wnioskodawcy. W ten sposób, pracodawca wszedł w posiadanie danych osobowych wrażliwych i to niedotyczących bezpośrednio pracownika.

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych przewidują katalog przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych wrażliwych w art. 27. W związku z tym, aby pracodawca mógł przetwarzać dane osobowe pracownika konieczne byłoby spełnienie którejkolwiek z nich. W praktyce stosowana być powinna pierwsza z nich – zgoda na przetwarzanie danych osobowych udzielona na piśmie. W jej braku nie znajdzie zastosowania żadna inna, gdyż jedyna która mogłaby znaleźć zastosowanie, wymaga aby zezwalał na to przepis ustawy, a ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – jak już wspomniano – milczy na ten temat.

W związku z tym, należy pamiętać, że niejednokrotnie jedyną przesłanką przetwarzania danych osobowych na potrzeby ZFSS będzie zgoda udzielona na piśmie. Warto także przewidzieć taką możliwość w przepisach regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Napisz komentarz/zapytanie

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

five − two =