Jak długo powinienem przechowywać konkretne dane ?

ochrona danychJednym z najczęstszych pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych jest, jak długo powinienem przechowywać konkretne dane w zbiorze. Sama ustawa zawiera w tym zakresie bardzo ogólne zapisy – nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Dziś chciałbym wskazać na rozwijające ten zapis regulacje zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z treścią art. 74 ust. 1 tej ustawy zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Natomiast zgodnie z ust. 2 pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe – 5 lat;
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Jeżeli wskazane dokumenty zawierają dane osobowe, to okres ich przechowywania określa moment, w którym ustaje cel przetwarzania danych. W przypadku różnej długości okresów przechowywania, decydujące znaczenie będzie miał okres dłuższy.

Z poważaniem,
Tomasz Cygan

Napisz komentarz/zapytanie

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

five × one =